Covid-19 y la digitalización de la vida societaria

Como hemos podido comprobar últimamente, la actividad del legislador estos días está siendo frenética. A raíz de la crisis sanitaria y económica que estamos viviendo, el gobierno se ha visto obligado a adoptar distintas medidas urgentes para tratar de adaptar la normativa vigente a la nueva realidad que están experimentado los distintos actores del mercado, entre ellos, las empresas.

Tras unas semanas de vorágine normativa, la reflexión que hacemos ahora es si cuando finalice el estado de alarma convendría trasladar algunas de estas medidas, que han sido adoptadas en un contexto urgente y excepcional, al día a día de las empresas.

En materia de derecho de sociedades, conviene recordar que a raíz del Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, se han adoptado un conjunto de medidas cuyo denominador común es facilitar la celebración de las reuniones de los órganos de gobierno y administración de las sociedades, flexibilizando así los requisitos formales exigidos hasta el momento y ampliando plazos para que las empresas puedan seguir con su día a día y cumplir con las obligaciones fijadas en la normativa de aplicación.

Algunas de las medidas de flexibilización societaria a las que nos referimos son:

• La posibilidad de modificar o revocar con 48 horas de antelación, mediante anuncio en la página web de la sociedad o en el BOE, la convocatoria de la Junta General que hubiera sido convocada con anterioridad a la declaración del estado de alarma.
• La posibilidad de celebrar sesiones de los órganos de gobierno y administración de las sociedades mediante videoconferencia, aunque los estatutos sociales no previeran esta posibilidad.
• La posibilidad de adoptar acuerdos en el seno de los órganos de gobierno y administración de las sociedades mediante votación por escrito y sin sesión, aunque los estatutos sociales no previeran esta posibilidad.
• La utilización por parte de los notarios de medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial a efectos de levantar acta de las reuniones de Junta General.

Recientemente y en un sentido parecido se ha manifestado también el Colegio de Registradores, poniendo a disposición de sus usuarios la posibilidad de presentar forma telemática, mediante certificado digital, un extenso catálogo de documentos privados a los Registros Mercantiles y de la Propiedad. Así, las solicitudes de nombramiento de auditor, de nombramiento de experto independiente o la presentación de proyectos de fusión y otras modificaciones estructurales pueden tramitarse ahora de forma telemática con el Registro Mercantil.

En términos generales, las medidas de flexibilización descritas están siendo bien recibidas por las empresas, que no han dudado en reunirse forma telemática, a través de distintos sistemas de videoconferencia, y adoptar acuerdos en relación con aspectos tan determinantes como la formulación o aprobación de las cuentas anuales. Asimismo, las empresas están aprovechado también estas sesiones no presenciales para dirimir cuestiones propias de su día a día, así como para analizar el impacto del COVID-19 y las medidas a adoptar.

No obstante, hay que tener en cuenta que estas medidas de flexibilización en materia societaria atañen también algunos riesgos. Por consiguiente, como en todas las medidas urgentes adoptadas recientemente, existe el riesgo de que los administradores o los socios de las sociedades hagan un uso fraudulento o contrario al interés social y aprovechen la posibilidad de adoptar estas medidas en favor de sus intereses individuales.

Otro de los principales riesgos que puede acarrear la celebración de reuniones a través de medios telemáticos, es la seguridad de los programas de videoconferencia utilizados. Así, últimamente, y tras el uso masivo de estas plataformas las últimas semanas, han salido a luz problemas de seguridad y privacidad en algunos de estos sistemas de video-llamada. Por ello, es de especial relevancia que el sistema de videoconferencia utilizado asegure la autenticidad y la conexión en tiempo real, con imagen y sonido, a los asistentes en remoto.

Lo mismo sucede con los documentos societarios firmados por los socios y/o administradores mediante firma digital; y es que los nuevos sistemas de firma digital deben garantizar la identidad de los firmantes y la autenticidad de las firmas.

Dicho esto, la opinión de muchos profesionales del sector jurídico es que las innumerables ventajas que llevan consigo estas medidas superan con creces los potenciales riesgos que se pueden derivar de las mismas. La agilización de los procesos societarios, la mayor capacidad de reacción y rapidez en la adopción de acuerdos, son sólo algunas de las principales ventajas de estas nuevas disposiciones. Por no hablar de la reducción de costes de desplazamiento, dietas, etc.

No cabe duda de que tras el COVID-19 habrá un antes y después. Su afectación en todos los ámbitos, ya sea de forma directa o indirecta, cambiará, entre muchos otros aspectos, la forma de relacionarse de las personas, pero también de las empresas y de sus órganos internos. Esta crisis sanitaria actuará sin duda como catalizador definitivo de la digitalización. Por ello, no parece descabellado pensar que las medidas de digitalización y flexibilización societarias y los trámites registrales telemáticos han venido para quedarse y, por consiguiente, para quedar incorporados a la normativa en vigor más allá del estado de alarma.

El legislador tiene la oportunidad de contribuir al ya imparable proceso de digitalización de las sociedades contando, esta vez, con una importante ventaja: las medidas han sido testeadas durante el estado de alarma, su funcionamiento se ha podido contrastar y los resultados arrojados han sido claramente satisfactorios.