La firma electrónica avanzada recibe el visto bueno de los notarios y del Registro Mercantil

Por primera vez, ha llegado la digitalización global al campo jurídico.

Se ha permitido inscribir en el Registro Mercantil de Madrid una escritura de elevación a público de acuerdos sociales en la que entregaron al notario una certificación firmada electrónicamente, cuyas firmas fueron legitimadas.

El tipo de firma electrónica que se legitimó ante notario español fue la firma electrónica avanzada, regulada en el artículo 3.2 de la Ley 59/2003 y el Reglamento de la Unión Europea 910/2014.

La particularidad de este tipo de firma es que no sólo genera un código de verificación y autenticación del firmante, sino que también le posibilita firmar de manera manuscrita pero, en vez de en un soporte a papel, lo hace en un soporte electrónico, como sería un móvil o una Tablet. Es decir, a parte del código, también proporciona ver el trazo de la firma. Se trata pues, de una evidencia jurídica admisible como prueba y se le otorga eficacia jurídica.

Es preciso recordar que para poder elevar a público acuerdos sociales por medio de una certificación del acta de la Junta General o, en su caso, del Consejo de Administración en la que se han adoptado dichos acuerdos, el notario conforme a lo dispuesto en el Reglamento Notarial debe reconocer a los firmantes del documento, es decir, debe legitimar sus firmas y considerarlas como conocidas y válidas. Esta declaración se realiza en el cuerpo de la propia escritura y se suele hacer por medio de un cotejo de protocolos anteriores.

El caso que ha generado la novedad aquí analizada ha surgido por la inscripción en el Registro Mercantil de Madrid de unos acuerdos sociales adoptados en el seno del Consejo de Administración de una sociedad cuya certificación estaba firmada por medio de una firma electrónica avanzada. La plataforma tecnológica de legaltech encargada de gestionar el otorgamiento y la inscripción de dichos acuerdos fue Afiens Legal, S.L., empresa que ofrece servicios legales alternativos a despachos, asesorías jurídicas de empresa, notarios, etc.

Cuando la empresa de legaltech, Afiens Legal le presentó al notario la certificación firmada electrónicamente, Afiens le sugirió que, para su validación, podía cotejar los dibujos de las firmas con protocolos anteriores. Para ello argumentó que la firma que se plasmaba en la certificación con la firma electrónica avanzada era idéntica a la que ya disponía el notario en protocolos anteriores pero con firma manuscrita.

Asimismo, se acompañó junto a la certificación el informe “Código Seguro de Verificación” generado por su plataforma de firmas electrónicas Docusign en la que se acreditaba la autenticidad y se identificaba a los firmantes. Dicho Código Seguro de Verificación quedó anexo a la escritura que se presentó a inscribir en el Registro Mercantil.

Además de la inscripción de la referida escritura pública que contenía dicha certificación firmada mediante firma electrónica, existen registradores que han dado por buenas Cuentas Anuales de sociedades firmadas por los administradores a través de firma electrónica avanzada, así como la certificación de los acuerdos de Junta General aprobando dichas Cuentas Anuales. Sin embargo, este criterio no es uniforme en todos los registradores quedando todavía al criterio subjetivo de cada registrador la aceptación o no de unas Cuentas Anuales firmadas a través de firma electrónica avanzada.

No obstante, ¿cuál es la opinión de los registradores y notarios?

Si bien muchos han adoptado una postura reacia al respecto, el Registro de Madrid ha manifestado que si un notario considera como válidas unas firmas efectuadas a través de una plataforma electrónica, lo más probable sea que el registrador también las considere válidas y, en consecuencia, inscriba los acuerdos. Aún así, todo dependerá de la calificación que realice cada registrador de manera individual.

La controversia reside en que el Reglamento Notarial sólo prevé la posibilidad de que el notario realice legitimaciones de firmas electrónicas reconocidas, pero no sobre firmas electrónicas avanzadas. La principal diferencia entre la firma electrónica avanzada y la firma electrónica reconocida es que esta última está basada en un certificado expedido por un Prestador de Servicios de Certificación (v.gr. Dirección General de la Policía, Registradores de España, etc)  y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Además, la legitimación de firmas electrónicas reconocidas previsto en el Reglamento Notarial solamente se puede realizar sobre documentos en soporte electrónico (no en papel).

En los casos previstos en el Reglamento Notarial, para legitimar una firma electrónica reconocida, el notario debe identificar al signatario y comprobar la vigencia de la certificación reconocida en que se base la firma electrónica generada por el dispositivo seguro de creación de firma. Cuando se intenta aplicar esto mismo a la firma electrónica avanzada, el notario puede negarse si la firma se ha realizado con anterioridad, ya que, al no haberse firmado delante del notario no existe manera de poder identificar al firmante y validar su consentimiento.

Por otro lado, cabe decir que en el Reglamento del Registro Mercantil no se prevé ninguna mención específica en cuanto a la inscripción de certificaciones de órganos sociales firmadas a través de plataformas de firmas electrónicas.

Después de analizar los distintos actores que intervienen en todo este proceso, hemos concluido que la noticia es una anécdota esperanzadora a una lenta transformación digital. Sin embargo, tanto registradores como notarios todavía con carácter general no son muy proclives a aceptar certificaciones de acuerdos sociales firmados electrónicamente. Por el momento, y salvo futuras modificaciones en el Reglamento Notarial y/o del Registro Mercantil, todo dependerá de lo conservador que sea su criterio y la confianza que éstos depositen en las plataformas de firmas electrónicas avanzadas.